◎吳錫璋
依長老教會財務規則第9條規定；「會計分出納、簿記、財產三部，各置主辦人員，並分別備置現金簿、分類帳、財產登記簿。」其中出納與簿記（會計）必須分別由2位專人負責，各司其職，意思就是「管錢不管帳、管帳不管錢」，每間教會財務工作至少要請2位專人負責，1位掌金錢（稱出納員），1位管帳（稱簿記員）。這不是說，出納不用記帳目，只是掌管的帳冊性質及功能不同，但是要能互相勾稽，以達成內部控制目的。出納員的要職係保管現金及相關存摺、款單，而他管的帳叫「現金簿」，就是會計學上所稱日記帳，亦稱現金特種日記簿。
本宗會計作業與一般商業會計無異，只是組織上教會會計包含出納人員在內，而一般商業會計之出納非屬會計人員。會計作業程序得分4個段落；1.交易事項發生時：取具合法憑證。2.編製傳票：因教會金錢收支第一手資料，需經出納確認，所以傳票編製由出納員負責為宜。傳票編製時，須謹慎選用會計科目。3.登帳：出納員按傳票科目及內容順序登載於現金簿，簿記員按傳票的科目及內容分別登載分類帳。4.編製報表。
傳票俗稱記帳憑證，係為記帳之需要而編製，所以內容至少應具備編製日期、流水編號、會計科目、摘要（交易事項簡要內容說明）、金額等。目前教會電腦程式，在登載收支憑證後，電腦會跑出一張試算表，很多教會把試算表視同正式傳票予以使用，這是錯誤作法。因為登載收支憑證後產生的電腦傳票僅能供作核對之用，而不能替代。如果把登帳過後產生的電腦傳票（試算性質的表單），當作正式傳票，那就本末倒置，全然失去傳票的意義及功用。
至於出納員應編製的傳票，不是一定要用手工，也可以使用電腦操作產生，據聞高雄中會財務部已經設計出納編製傳票電腦軟體，可供操作使用。教會若欲進一步了解，得連絡現任高中財務部長王其益長老。編製傳票係出納員的職責之一，在完整教會會計作業程序中，為不可省略的一環。
（作者為高雄中山教會長老、會計師，總會前會計、財務主委）
